Онлайн конференция — инструмент, который активно используют компании самого разного уровня и направлений деятельности. Деловые переговоры, общение с клиентами, продвижение собственной продукции и услуг переносятся в сферу интернет-коммуникаций, делая работу компании более эффективной и плодотворной. 

Чтобы провести онлайн конференцию (онлайн семинар, вебинар) как можно более удачно и решить поставленные перед онлайн мероприятием задачи, стоит придерживаться нескольких нехитрых правил.

Правило 1. Определитесь с форматом мероприятия

Подумайте, подходит ли формат онлайн конференции для ваших целей. Прерогативой личных встреч остается обсуждение принципиальных, основополагающих вопросов, к примеру, стратегии развития компании. Если речь же идет о планировании проектов, проведении опросов, презентации новых услуг, консультировании сотрудников и клиентов — онлайн конференция (вебинар, онлайн семинар) является оптимальным вариантом, к тому же весьма благоприятным для бюджета компании.      

Правило 2. Изучите вашу аудиторию

Когда вы будете готовить демонстрационные материалы для предстоящей онлайн конференции, позаботьтесь о том, чтобы они были абсолютно понятны аудитории. А для этого стоит четко определиться с кругом участников. Кто это будет? Ваши сотрудники? Потенциальные клиенты? Партнеры по бизнесу?

Если вы предполагаете общаться персонифицировано — то есть с конкретными людьми, у которых есть имя, — то заранее попросите их авторизоваться на портале онлайн конференций. Для этого достаточно выслать электронное письмо с небольшой и понятной инструкцией или же разместить пояснительную информацию на своем сайте. На портале онлайн конференций 2nets авторизация занимает буквально минуту.

Если участие в webinar потребует от пользователей дополнительного оборудования — наушников и микрофона — не забудьте упомянуть в сообщении и об этом.

Когда онлайн семинар начнется, поприветствуйте всех участников и заодно проверьте, исправно ли работают все подключенные устройства.

Правило 3. Познакомьте участников с функциями конференции

Чтобы общение проходило результативно, в самом начале следует познакомить всех участников с основными функциями конференции. Расскажите о правилах использования текстового чата (на портале 2nets блок чата располагается в левом нижнем углу). К примеру, вы можете договориться, что знак «плюс» будет означать согласие, готовность участников. Знак вопроса будет означать желание участника задать вопрос выступающему. Восклицательный знак — просьбу вывести участника на «трибуну». Расскажите о возможности использовать приватный чат, когда два собеседника могут общаться напрямую.

Подскажите, как можно исправить настройки видео- и аудиоканала, чтобы участники могли без проблем слышать и видеть выступающих, а также задавать свои собственные вопросы.

Такой своеобразный инструктаж сделает проведение вебинаров простым и результативным.

Правило 4. Модератор — это важно!

От выбора модератора конференции зависит очень многое. В его силах задать обсуждению определенный настрой, контролировать программу конференции (следить, чтобы этапы мероприятия не расходились с заявленным планом), обеспечивать соблюдение участниками правил общения, оперативно помогать пользователям решать вопросы, связанные с техническими проблемами участия в конференции. Выбранный вами модератор должен хорошо ориентироваться в интернет-технологиях и грамотно выполнять свои функции. 

Правило 5. Ведите запись

Вся важная информация, представленная в ходе онлайн конференции, должна записываться — будь то тестовые записи, аудио-, видеофайлы. Сделанная запись пригодится вашим коллегам, которые по каким-то причинам не смогли принять участия в конференции. На основе записи можно также формировать обучающие курсы для ваших сотрудников.